مدرسة اولاد مبارك

/ النفقات/

يتطرق هذا المحور إلى مجالات الصرف و مسطرة الصرف.

3.1. مجالات الصرف

تعتبر جمعيات دعم مدرسة النجاح إطارا مرنا لتنفيذ نفقات القرب الخاصة بالمؤسسات التعليمية. وتشمل هذه النفقات التحملات الصغرى ذات الصبغة التدبيرية الملحة أو ذات الطبيعة الاستعجالية.

ولا يعني هذا أن جمعيات دعم مدرسة النجاح ستتكفل بكافة نفقات تسيير المؤسسة المعنية في المرحلة الحالية بحيث تستفيد هذه الأخيرة من حصتها من اعتمادات التسيير السنوية طبقا لحاجياتها ومعايير التوزيع داخل الجهة أو النيابة، أي أن الأكاديمية أو النيابة ستستمر في تدبير النفقات الأخرى وخصوصا الكبرى منها.



ويمكن إجمال مجالات نفقات القرب فيما يلي :

1.1.3. نفقات تدبيرية صغرى

وتشمل النفقات اللازمة لسد الخصاص في بعض وسائل العمل الأساسية للتدبير اليومي من لوازم تعليمية ولوازم معلوماتية صغيرة (أقراص مدمجة، حبر الطابعة، ...) ومن طباعة واستنساخ الوثائق ومراجع تربوية ومصاريف البريد. و يمكن أن تندرج فيها أيضا مصاريف اللوازم الطبية التي تخص اقتناء الطواقم الطبية (Kits médicaux) المطابقة للمواصفات التقنية المعمول بها داخل الوزارة.

2.1.3. نفقات الصيانة الوقائية

وتدخل فيها النفقات الصغيرة والضرورية للحفاظ على الحالة العامة للمؤسسة في وضعية حسنة والمساهمة في تأمين استمرار صيانتها بغية توفير ظروف مادية جيدة للمدرسين والتلاميذ وتحسين جمالية الفضاءات المدرسية والاعتناء بمحيط المؤسسات التعليمية. وتشمل هذه النفقات العقاقير والصباغة والعتاد الصغير والتجهيزات الصغيرة ولوازم التنظيف والتطهير ولوازم صحية، في حالة عدم توفيرها من طرف الأكاديمية.

3.1.3. نفقات التظاهرات المدرسية وتشجيع التميز

وتشمل بعض النفقات الجزئية المصاحبة لإقامة الاستقبالات والمناسبات المدرسية كالمساهمة في نفقات التغذية المرتبطة بالاستقبالات والمساهمة في نفقات توزيع الجوائز وكراء معدات المناسبات والملصقات وتنقل التلاميذ المشاركين في التظاهرات.

4.1.3. نفقات النوادي المدرسية

وتهم تمويل أنشطة بعض الأندية ذات الطبيعة التربوية داخل المؤسسة مثل أندية المسرح والسينما والموسيقى والبيئة. ويتعلق الأمر بمقتنيات وسائل العمل الصغيرة ومكتريات صغيرة مرتبطة بخدمات التنشيط ونفقات التواصل والنشر.

5.1.3. نفقات استثنائية

ويخص هذا المجال بعض النفقات الناتجة عن تدبير ظروف استثنائية والتي قد ينجم عنها تعثر أو عرقلة للسير العادي للمؤسسة التعليمية كانقطاع مفاجئ للتموين عن المطاعم و الداخليات أو كانهيار سور أو عطب مفاجئ غير متوقع مثلا، كما تندرج ضمن هذه الخانة نفقات غير متوقعة ناجمة عن إعمال المخطط المدرسي للوقاية من المخاطر وتدبير الأزمات.

وفي جميع الأحوال وكيفما كانت درجة الاستثناء، يجب استشارة النائب الإقليمي بصفته ممثلا عن الجهة المانحة، بصفة قبلية، أي قبل الشروع في صرف هذا النوع من النفقات.

وعلى العموم تتكون نفقات الجمعية من المصاريف التالية:

مصاريف التجهيزات، وتهم جميع التجهيزات التي ستقتنيها الجمعية خلال السنة كالتجهيزات المكتبية والتجهيزات المنقولة.

مصاريف التسيير وتشمل:

مصاريف الأنشطة التي تحتاجها الجمعية لإنجاز أنشطتها. وهي متعددة ومختلفة بحسب أنشطة كل جمعية، مثل شراء أدوات الرسم بالنسبة لمعمل تربوي.
مصاريف عامة، وهي التي تحتاجها الجمعية لتتبع عملها اليومي بغض النظر عن حاجيات ومصاريف الأنشطة مثل لوازم المكتب، والبريد و مصاريف التنقل frais de transport.

و تجدر الإشارة إلى أن هذه النفقات رغم أولويتها ليست حصرية بل يمكن أن تتسع باتساع موارد الجمعية وشراكاتها لتشمل مجالات أخرى كالنقل المدرسي أو التكوين مثلا.

على أنه في المقابل لا يمكن بأي حال من الأحوال أن تتحمل الجمعية تعويضات التنقل أو التأطير (Indemnités de déplacement ou d’encadrement) وكذا نفقات الأجور، كما أن الجمعية لا يمكن أن تتحمل بصفة كلية مصاريف التظاهرات المدرسية وتشجيع التميز بل يجب أن تكون مساهما بالإضافة إلى مساهمين آخرين.
3.2. مسطرة الصرف

تكتسي مسطرة الصرف أهمية بالغة من حيث تحديد المتدخلين وإبراء ذمة الجمعية تجاه المتعاملين معها. ويجب اللجوء إلى المنافسة كقاعدة عامة تضمن حصول الجمعية على أحسن العروض.

هذا و يمكن، بالنسبة للمؤسسات المتواجدة بالمناطق ذات الطابع القروي أو المناطق الجبلية الوعرة والمناطق النائية التي تبعد عن المراكز التجارية والتي يصعب إيجاد متنافسين بها بخصوص بعض المواد، الترخيص بمباشرة الاقتناء دون إعمال قاعدة المنافسة من طرف النائب الإقليمي وذلك بصفته ممثلا عن الجهة المانحة.

و تنقسم مسطرة الصرف إلى آليتين أساسيتين هما آلية الشراء بواسطة سند الطلب (Bon de Commande) و آلية الشراء بواسطة سند الصندوق (Bon de Caisse).

1.2.3. آلية الشراء بواسطة سند الطلب(Bon de Commande)

يمكن القيام بواسطة سندات الطلب، باقتناء توريدات (Fournitures) وبإنجاز أشغال أو خدمات حسب ما هو محدد في خانات الميزانية. وذلك طبقا للخطوات التالية :

1. التعبير عن الحاجيات

يتم التعبير عن الحاجيات في إطار برنامج العمل السنوي للجمعية، وبالنسبة للحاجيات ذات الصبغة الاستعجالية وغير المتوقعة يعتبر توقيع الرئيس لازما. وتدرج هذه الحاجيات في إطار طلب عروض أثمان (Demande de devis).

2. طلب عرض أثمان(Demande de devis)

توجه على الأقل 03 طلبات عروض الأثمان إلى ثلاثة ممونين في نفس التاريخ وتتضمن تحديد مدة إرجاع الرد التي ينبغي ألا تتعدى 15 يوما (المرفق 2). ويتعين تحديد أوصاف ونوعية المواد أو التجهيزات المطلوبة.

3. تحديد الممون

تكون لجنة للمشتريات منبثقة عن المكتب المسير للجمعية يختارها الرئيس، للبث في عروض الأثمان وتحديد الممون. ويجب أن تضم بالإضافة إلى كل من الرئيس وأمين المال أعضاء آخرين من المكتب.

تعتمد اللجنـة العرض الأقل ثمنا Le moins disant وفي حالـة ما إذا اعتمدت العرض الأكثر نفعا Le mieux disant بغض النظر عن الأقل ثمنا، يجب عليها تبرير ذلك في محضر اجتماع اللجنة ببيان تطبيق مقياس الجودة / الثمن Qualité/Prix.

تحرر اللجنة محضر اجتماع دراسة عروض الأثمان (Devis) وفق النموذج المتضمن في المرفق رقم 15؛ بحيث يتضمن نتيجة التداول ويوقع وجوبا من طرف كافة أعضاء اللجنة؛ ويتم بعد تسجيل وتأريخ وحفظ هذا المحضر بأرشيف الجمعية.

4. إعداد سند الطلب

يستدعى الممون الذي وقع عليه الاختيار لتسلم سند الطلب (المرفق رقم 5). ويعتبر سند الطلب تعبيرا رسميا عن طلب التزود من طرف الجمعية. ويجب التأكد مسبقا من توفر الموارد المالية الضرورية لتغطية هذه النفقة.

5. تسليم السلع أو الخدمات أو انجاز الأشغال

يعاين أمين المال هذه العملية ويتأكد من الانجاز طبقا للمواصفات المتضمنة في سند الطلب، وبعد الانتهاء يتم التوقيع على سند التسليم Bon de livraison(المرفق رقم 6) من طرف أمين المال والممون.

6. الإدلاء بالفاتورة

تسلم الفاتورة (المرفق رقم 7) من طرف الممون طبقا لما تم تسليمه فعلا من مواد وخدمات وأشغال أي ما هو مبين في وثيقة سند التسليم. ويراقب أمين مال الجمعية الأثمنة الفردية والمجاميع ويسلمها قصد التصديق لرئيس الجمعية. وبناء عليه ينبغي أن تحمل الفاتورة عبارتي "عمل منجز / خدمة منجزة" "Service fait" و قابل للأداء"Bon à Payer" . و يستحسن أن تكون هاتين العبارتين بواسطة خاتم .(Cachet)

7. الأداء

يمثل الأداء بالشيك القاعدة في جميع الحالات، ويحمل بالضرورة توقيعي كل من رئيس الجمعية وأمين المال.

يتم إعداد ملف عملية الأداء ويتضمن الوثائق التالية :

محضر لجنة البث في عروض الأثمان الواردة على الجمعية مرفوقا بعروض الأثمان (Devis) المقدمة من طرف مختلف المتنافسين ؛
النسخة الأصلية لسند الطلب ؛
سند التسليم ؛
النسخة الأصلية للفاتورة ؛
الشيك الخاص بالعملية.

يحرر الشيك في اسم الممون أو في اسم المقاولة الحائزة على سند الطلب. ويجب أن يكون مسطرا (barré) ومدونا عليه عبارة غير قابل للتظهير endossable) (Non حتى يودع الشيك في الحساب البنكي للمعني بالأمر.

وإذا كان الممون لا يتوفر على حساب بنكي، فيتم الاقتصار على عبارة شيك غير قابل للتظهير endossable) (Chèque non حتى يتمكن من سحبه نقدا.

تحفظ وجوبا نسخة (Photocopie) من الشيك الموقع في الملف الخاص بالعملية مع الوثائق المذكورة أعلاه.

يسلم الشيك للممون بعد أن يوقع في سجل تسليم الشيكات (أنظر المرفق رقم 20) وتحفظ جذور الشيكات بدفاترها (Talons de chèques) في أرشيف الجمعية.


8. التقييدات المحاسبية

تدون العملية بمختلف مراجعها وتواريخها في السجل اليومي للعمليات (أنظر المحور الخاص بمسك السجلات المحاسبية). كما تدون العمليات المؤداة عن طريق الشيك في سجل البنك ويحين الرصيد في كلا السجلين.

2.2.3. آلية الشراء بواسطة سند الصندوق ) Bon de Caisse (

يتطلب التسيير اليومي لأنشطة الجمعية بعض المصاريف الصغرى المستعجلة. وبالتالي يستحسن إحداث صندوق صغير (أقل من 500 درهم) على مستوى الإدارة من أجل التمكن من صرف النفقات في الوقت المناسب. ومن شأن ذلك أن يسهل التسيير اليومي. غير أن استعمال الصندوق يجب أن يكون منظما ومهيكلا مع تحديد المسؤول عنه.

لذا فكل نفقة، مهما قلت أهميتها، يجب أن يتم تحملها عن طريق مستند إثباتي (سند أو إبراء).

وعليه، بالنسبة للعمليات ذات المبالغ القليلة (أقل من 500 درهم) والتي يكون المتعامل معه لا يتوفر على حساب بنكي (مالك ناقلة بضائع مثلا) فإن الأداء يتم نقدا. وفي هذه الحالة يجب الأداء بواسطة سندات الصندوق حسب الخطوات التالية :

1. تمويل الصندوق (Alimentation de la caisse)

لهذه الغاية تتبع العمليات التالية:
تحرير إذن بالسحب بمبلغ العملية من الحساب البريدي أو حساب الخزينة للجمعية (المرفق 10)،
تسجيل العملية بسجل البنك كمصاريف (المرفق 17)،
تحيين الرصيد بسجل البنك،
تسجيل العملية بسجل الصندوق كمداخيل (المرفق 18)،

2. تعبئة الأمر بالأداء بمبلغ العملية وتوقيعه من طرف الرئيس (المرفق 9)،
3. تعبئة سند الصندوق بمبلغ العملية (المرفق 11)،
4. تسليم المعني بالأمر مبلغ السلعة أو الخدمة مقابل توقيع سند تسلم المبلغ (bon de réception) (أنظر المرفق 12)،
5. تسجيل العملية بسجل الصندوق كمصاريف،
6. تحيين الرصيد بسجل الصندوق للجمعية،
7. تسجيل العملية بالسجل اليومي للعمليات كمصاريف (المرفق 16)،
8. تحيين الرصيد بالسجل اليومي للعمليات.

ملاحظات مهمة بخصوص عمليات الصندوق

يجب اعتماد دفتر لسندات الصندوق وآخر لسندات التسلم موحدين ومرقمين تسلسليا.

بخصوص عمليات الصندوق، تجدر الإشارة إلى ضرورة تجنب الاحتفاظ بمبالغ مالية في شكل سيولة أكثر من 500 درهم بحوزة الرئيس أو أمين المال على إثر تحصيلها. بل يجب إما تسليمها لأصحابها أو إيداعها في الحساب. وذلك درءا للمسؤولية وإبراء للذمة، خصوصا وأن الجمعية لا تتوفر على خزنة حديدية.


4. مسك السجلات المحاسبية ووثائق الإثبات



يشمل التوثيق المالي، عمليات مسك السجلات والدفاتر المحاسبية بالإضافة إلى حفظ كل وثائق الإثبات والمستندات والمحاضر التي ارتكزت عليها كل العمليات المالية خلال سنة مالية بعينها.

وتعتبر السجلات المحاسبية بمثابة وثيقة أساسية تستند إليها جميع المعاملات المالية، وتتيح للمستعملين الحصول على المعلومات الكافية حول طبيعة العمليات المنجزة كما يستند إليها عند تسليم المهام (المرفق رقم 24) بمناسبة تغيير أمين المال أو رئيس الجمعية.

غير أن مسك السجلات والدفاتر المحاسبية وحفظ الوثائق لا ينحصر في مستوى تخزين المعطيات والمعومات المالية، بل يتجاوزه إلى إصدار التقارير وإبلاغ المعلومة الصحيحة للأجهزة المسؤولة أو المانحة قصد اتخاذ التدابير والقرارات المناسبة. وتمسك هذه السجلات في دفاتر موحدة، مرقمة الصفحات ومؤشر عليها من طرف الرئيس وعضو من المكتب غير أمين المال. ويشار في الصفحة الأولى إلى عدد صفحات السجل.


وعليه فإن مبدأي الوضوح والشفافية في التسيير المالي يقتضيان مسك السجلات والدفاتر المحاسبية التي يتسنى من خلالها تتبع المداخيل والمصاريف بشكل يومي.

4.1. مسك السجلات المحاسبية

1.1.4. السجل اليومي للعمليات

يتعلق الأمر بوثيقة أساسية بالنسبة للمحاسبة وهي تجمع كافة العمليات المسجلة في المستندات المحاسبية (البنك والصندوق)، كما أن هذا السجل يعتبر أيضا بمثابة مرجع من أجل إعداد التقارير المالية.



الرقمالترتيبيللعملية المرجع تاريخالعملية بيانالعملية المبلغ الرصيد
مداخيل مصاريف
المنقول .......
01